Použití kamerového systému ve firmě může být skvělým nástrojem pro ochranu majetku, prevenci kriminality nebo sledování výrobních procesů. Aby však kamerový systém splňoval pravidla nařízení GDPR, je třeba být obezřetný. Podívejme se, co všechno si můžete dovolit kamerovat, jaká pravidla platí pro různé typy podnikání a jak správně uchovávat záznamy.
Co smíte (a co už ne)?
Podle GDPR je provozování kamerového systému ve firmě legální za splnění několika podmínek:
- Oprávněný důvod sledování: Můžete instalovat kamery, pokud je jejich účel legitimní – například ochrana majetku, prevence vandalismu nebo zajištění bezpečnosti. Sledování však nesmí narušovat právo na soukromí více, než je pro dosažení příslušného účelu nezbytné.
- Minimalizace zásahu do soukromí: Kamerový systém nesmí monitorovat místa, kde je očekáváno soukromí, jako jsou toalety, šatny nebo odpočinkové zóny.
- Informování: Všichni, kdo mohou být kamerami zaznamenáni, musí být o tom informováni – například prostřednictvím viditelného upozornění u vchodů nebo přímo v monitorovaných prostorách.
- Zákonná doba uchování záznamů: Záznamy můžete uchovávat pouze po dobu nezbytně nutnou. Nejčastěji se doporučuje maximálně 7 dní, pokud není dán relevantní důvod uchovávat je déle.
Příklady pro různé typy podnikání
- Maloobchodní prodejny: Kamery jsou často instalovány kvůli prevenci krádeží nebo ochraně pokladen. Je však nepřípustné, aby sledovaly zaměstnance při jejich odpočinku nebo zaznamenávaly detaily plateb zákazníků na terminálech.
- Výrobní podniky: Ve výrobních provozech mohou kamery pomáhat monitorovat dodržování bezpečnostních předpisů nebo kontrolovat výrobní procesy. Je však nutné zajistit, že sledování nebude nepřiměřeně zasahovat do soukromí zaměstnanců.
- Kancelářské prostory: Kamery mohou být použity pro zabezpečení vstupů nebo monitorování veřejných prostor (například recepcí). Sledování pracovních míst je možné pouze ve výjimečných případech, například kvůli ochraně citlivých dokumentů.
- Restaurace a hotely: Záznamy z kamer v restauracích a hotelech slouží k ochraně majetku nebo monitorování veřejně přístupných prostor (např. lobby). Sledování hostů v pokojích nebo soukromých prostorách je samozřejmě nepřípustné.
Archivace záznamů
Kromě správného nastavení úhlu snímání kamery, je třeba mít na paměti i pravidla pro ukládání natočeného záznamu.
- Doba uchování: Záznamy by měly být uchovávány pouze tak dlouho, jak je nezbytné k naplnění účelu sledování. Typická maximální doba je 7 dní, delší uchování je přípustné pouze ve výjimečných a řádně odůvodněných případech.
- Zabezpečení dat: Záznamy musí být chráněny proti neoprávněnému přístupu, ztrátě nebo zneužití. To zahrnuje šifrování dat a omezení přístupu pouze na oprávněné osoby.
- Likvidace záznamů: Po uplynutí zákonné doby uchování je třeba záznamy bezpečně smazat.
Jak to udělat správně?
Aby váš kamerový systém splňoval pravidla GDPR, doporučujeme zejména následující:
- Vypracovat interní směrnici, která definuje účel sledování, dobu uchování záznamů a přístup k nim.
- Umístit viditelné a srozumitelné tabule upozorňující na monitorování.
- Zajistit, aby záznamy byly přístupné pouze oprávněným osobám.
Pomůžeme vám nastavit kamerový systém v souladu s GDPR!
Nevíte, zda váš kamerový systém odpovídá právním požadavkům? Naše kancelář Vám pomůže ve Vaší firmě nastavit pravidla, která zajistí efektivní provoz kamer bez rizika sankcí a klidně při té příležitosti můžeme ověřit i ostatní aspekty, které do našich životů přineslo nařízení GDPR pomocí GDPR auditu. Ozvěte se nám.
