Papírové smlouvy, tisknutí, skenování, běhání na poštu… To už se v dnešní době moc nenosí. Elektronické podepisování (a obecně jakákoliv lidská činnost, jejíž součástí není návštěva pošty) šetří čas i nervy. Ale pozor – ne každá „muří noha“ v PDF nebo kliknutí na tlačítko „odeslat objednávku“ na webu má stejnou právní váhu. Pojďme si v tom udělat jasno.
Jednoduchý elektronický podpis: Pro rychlou domluvu a nízká rizika
Jednoduchý elektronický podpis je v podstatě cokoliv, co nějak vyjadřuje váš souhlas elektronicky. Například v e-mailu napíšete „Smlouvu schvaluji – Jan Novák“, dále když k dokumentu v malování připojíte obrázek svého podpisu nebo pokud odkliknete tlačítko „Souhlasím“ na webu.
Pro běžnou denní agendu vám tento jednoduchý způsob uzavírání smluv většinou bohatě stačí – objednávky, nabídky, potvrzení domluvy. Pokud ale dojde ke sporu, bude poněkud obtížnější prokázat, že souhlas skutečně dal ten, kdo měl, tedy že třeba u emailu na druhé straně neseděla pomstychtivá asistentka a pět tun papíru do tiskárny šéfovým jménem neobjednala ona.
Zaručený elektronický podpis: Když chcete větší jistotu
Silnější kalibr je pak zaručený elektronický podpis. Oproti jednoduchému podpisu je napojený na tzv. certifikát, který jednoznačně identifikuje podepisující osobu. Typicky se využívá softwarový certifikát uložený v počítači nebo na USB flash disku.
Je to ideální řešení pro obchodní smlouvy, větší objednávky nebo dohody, kde chcete mít bez pochyb, kdo co podepsal. V případě sporu je dokazování, kdo co podepsal snazší. Jedná se například o služby typu Digisign, nebo Docusign.
Kvalifikovaný elektronický podpis: Nabeton
Kvalifikovaný elektronický podpis – špička mezi podpisy. Bývá vytvořený pomocí speciálního zařízení (čipová karta, token) a kvalifikovaného certifikátu od důvěryhodného poskytovatele. Výsledek? Má stejnou právní sílu jako podpis vlastní rukou v offline prostředí.
Kvalifikovaný podpis oceníte všude tam, kde jde o větší smlouvy – smlouvy s úřady, převody nemovitostí, nebo velké zakázky. Navíc je uznávaný po celé Evropské unii, takže nemusíte řešit, jestli vás někde v zahraničí vezmou vážně.
Jaký elektronický podpis zvolit?
Elektronické podpisy vám mohou výrazně zjednodušit podnikání, ale je potřeba vědět, kdy a jaký typ použít. Na běžné potvrzení objednávky stačí jednoduchý klik, na významnější obchodní smlouvy se už vyplatí zaručený podpis a u zásadních dokumentů, když převádíte nemovitost, nebo při jednání s úřady, byste měli bez váhání sáhnout po kvalifikovaném podpisu. Správně zvolený elektronický podpis šetří čas i nervy – špatně zvolený vás naopak může v případě sporu stát spoustu peněz a problémů.
Tip: Věděli jste, že zpráva datovou schránkou nahrazuje zaručený elektronický podpis? Pokud odesíláte dokument datovou schránkou, není třeba přidávat zaručený elektronický podpis, ani podpis rukou. Vaše identifikace přihlášení do datové schránky je považována za jednoznačnou.
